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大會議文化

內部會議是非常浪費時間的事, 尤其是眾多部門一起開的大型會議. 為什麼有那麼多人喜歡開會? 我敢說, 需要開會才能運作的公司都不會是有效率的公司.

    開會當然也有優點:
  • 全員到齊
  • 群眾壓力
  • 強制思考
  • 強制提出意見

開會的人大概都要就特定的議題發言或表態, 在這麼多同事面前, 怎能被人覺得是無用的角色? 無論怎樣也要用腦去思考一下. 就算是平時沒有input的角色也會因為群眾壓力而盡量提出意見. 這樣一來, 的確是能夠提升各員工的參與度.

人數越多, 意見就越多, 但是意見的質素卻不能確保! 不理解詳情的人七嘴八舌, 理解的人又要花時間說明. 一個本來幾個人就能決定的decision變得越來越複雜! 老實說, 如果員工都能對問題主動提出意見, 平日多點用腦, 要表達意見, 提出建議有很多的方法. 集中在會議上提出, 會令會眾提出很多無聊問題, 對整個會議的進度做成很大的障礙. 相反在會議前多做準備, 都作溝通, 在會議時就能省下很多時間.

另一方面, 對不積極參與公司事務的人員來說, 一個大會中總有很多他不想去理會的議題, 這樣只會令這種員工白白浪費生產力, 乾脆要他們回去好好工作吧!

所以要開大會的話, 只能做匯報, 投票這些事情, 人員必須時相關能作出決定的主管, 基層員工只要會後執行主管的決定, 只有這樣的大會才有用. 要解決一般指定問題時, 絕不能用大會來解決, 應採用少人數會議, 只要相關人員出席就好, 其他不關事的絕不能在場, 相反基層員工必須出席, 因為大多數問題都要透過他們日常operation的經驗才知道是否可以解決.

盲目相信一班人坐在一起就會解決問題的人是理想主義, 和現實運作脫節的. 五隻手指也有長短, 要知人善任, 好好安排職責才能達到一個團隊的功用. 作為管理者如果沒有這種覺悟, 經常要搞例會大會的話, 只會搞垮本來的基調.

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